关于物业交接管理的告知函，要交代清楚物业交接的详实情况，这样才能确保物业工作正常地运行。以下是三个不同地区物业交接告知函，可汲取对自己有用的方案。
案例一
关于物业管理交接事宜再次告知函
xxx物业管理有限公司(南区管理处)：
我会在2017年12月6日发出的《关于取消洛城物业公司投标资格等事宜的通知》中第2点已明确告知贵司新物业会在2017年12月底确定，请你司“做好退出xxx区、做好相关工作交接等准备”事宜。根据芳华花园洛涛居南区业主临时会议决议，我会依法依规选聘了洛涛居南区的新物业公司雅居乐雅生活服务股份有限公司，相关中标结果已在小区公告栏张贴、微信公众号、微信群、qq群等公示，并抄送番禺区住建局、洛浦街道、居委、贵司等单位。经业委会研究决定，新物业将于2018年1月13日进驻小区接管小区物业服务工作，现再次发函告知交接事宜，具体如下：
1、请贵司做好相关资产、小区设施设备、图纸等清点工作以便交接;
2、请将洛城物业退出南区物业管理事宜告知全体员工，新进驻物业公司将会在同等条件下优先录用现有为南区服务的物业员工;
3、在新物业进驻交接前做好物业服务，尤其是做好卫生、安全及违建的管理，如在交接前发生因贵司管理失职导致的盗窃、违建事件，相关后果仍由贵司承担，业委会将会保留追诉的权利;
4、禁止一次性收取多月的物业管理费或停车费，同时将收取的2018年1月份的停车费、物业费做好明细台账登记，以便新物业进驻后新旧物业相关费用的结算;
5、我会拟在2018年1月7日上午9:30邀请新物业公司、贵司召开交接具体工作沟通会，会议地点暂定业委会办公室，请贵司派人准时参加。
6、贵司拖欠我会12月份办公经费9999元请在收到本函3日内支付。
特此函告。
xxx区业主委员会
2018年1月4日
案例二
关于启动物业交接和合同谈判的告知函
郴州市深林邑物业管理有限公司：
郴州市神憩乾珑小区2019年度业主大会会议决议公示已完成，按照本次业主大会会议通过的《郴州市神憩乾珑小区物业服务企业选聘程序》（以下简称“《选聘程序》”）流程，业委会现正式通知贵司配合以下事宜：
1、请于 7日内按照业主大会会议通过的《选聘程序》的附件一《郴州市神憩乾珑小区物业服务招标文件》（以下简称“《招标文件》”），向业委会提交一份完整的“考核版投标书”，将用于业委会对贵司进行新合同谈判履约承诺的考核内容之一，如谈判达成一致则相关承诺将计入新物业服务合同的考核细则。
2、请于 7日内提供一份完整的2019（下半）年度物业管理服务计划书，要求内容详细有效，包含且不限于以下内容：①、物业服务人员配置预算与规划，及人员名册；②、设施设备维护与保养预算与规划；③、绿化、水景维护与保养预算与规划；④、物业费收费预案与开支方案；⑤、投入与垫资的承诺预算与规划；⑥、历史欠费等遗留问题处理方案等。
3、请于 7日内将《物业管理条例》第二十九条规定的“在办理物业承接验收手续时，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（四）物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会。”相关资料原件与一套复印件（需加盖贵司公章）移交至业委会。
4、请贵司务必配合业委会相关要求，保证提供的资料文件真实、有效、信息完整；业委会将在收到以上文件，并完成“交接查验”后3 日内，就新物业服务合同谈判另行通知。如规定时间内未提供以上文件，或提供的资料不真实、无效、不完整，业委会将视同贵司放弃《选聘程序》约定的“合同谈判”权利，并按规定启动“招投标程序”。
郴州市神憩乾珑小区业主委员会
2019年7月10日
案例三
关于启动物业交接和合同谈判的告知函
物业管理有限公司：
小区2019年度业主大会会议决议公示已完成，按照本次业主大会会议通过的《小区物业服务企业选聘程序》（以下简称“《选聘程序》”）流程，业委会现正式通知贵司配合以下事宜：
1、请于7日内按照业主大会会议通过的《选聘程序》的附件一《小区物业服务招标文件》（以下简称“《招标文件》”），向业委会提交一份完整的“考核版投标书”，将用于业委会对贵司进行新合同谈判履约承诺的考核内容之一，如谈判达成一致则相关承诺将计入新物业服务合同的考核细则。
2、请于 7日内提供一份完整的2019（下半）年度物业管理服务计划书，要求内容详细有效，包含且不限于以下内容：①、物业服务人员配置预算与规划，及人员名册；②、设施设备维护与保养预算与规划；③、绿化、水景维护与保养预算与规划；④、物业费收费预案与开支方案；⑤、投入与垫资的承诺预算与规划；⑥、历史欠费等遗留问题处理方案等。
3、请于 7日内将《物业管理条例》第二十九条规定的“在办理物业承接验收手续时，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：
（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；
（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；
（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；
（四）物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会。”
相关资料原件与一套复印件（需加盖贵司公章）移交至业委会。
4、请贵司务必配合业委会相关要求，保证提供的资料文件真实、有效、信息完整；业委会将在收到以上文件，并完成“交接查验”后3 日内，就新物业服务合同谈判另行通知。如规定时间内未提供以上文件，或提供的资料不真实、无效、不完整，业委会将视同贵司放弃《小区物业服务企业选聘程序》约定的“合同谈判”权利，并按规定启动“招投标程序”。
小区业主委员会
附件一：《小区物业服务招标文件》
附件二：《小区物业服务合同》
附件三：《小区物业公司应向业主委员会移交档案资料清单》
图片
移交清单原文
图片
小区物业公司应向业主委员会
移交档案资料清单
物业管理有限公司：
为尽快完善小区治理结构与物业管理服务提质，增强业委会与贵公司的工作联系，建立物业管理良性循环。经业委会与监委会商定一致，特请贵司尽快将小区有关档案资料移交至业主大会由业委会保管，清单如下：
（一）规划建设及竣工验收资料
1、建设工程规划验收合格证
2、建筑物命名审批表
3、项目房屋交管清单
4、公共设施设备及公共场地移交清单
5、公共设施设备的安装使用和维护保养技术资料移交清单
6、项目供水用水合同
7、项目供电用电合同
8、电信安装合同
9、地下停车库使用审批证明
10、公安消防局建筑工程消防验收合格证
11、建设工程竣工验收证书
12、商品房测绘技术报告
13、公共维修基金缴纳清册
14、工程质量等级核验书
15、前期物业服务合同
（二）产权及实物接管验收资料
1、五证复印件（建设用地规划许可证，建设工程规划许可证，建筑工程许可证，国有土地使用证，商品房预售许可证）
2、项目名称批文、规划方案审查意见、规划设计方案
3、项目移交证明书
4、房屋公用设施场地等移交验收交接清单
5、公共设备移交验收清单
6、项目钥匙移交验收清单
7、物业管理用房移交（办公设施设备）
（三）工程竣工图纸接管验收资料
1、小区竣工总平面图
2、单体建筑竣工图
3、结构竣工图
4、给排水竣工图
5、电气竣工图
6、消防电气竣工图及资料
7、智能化系统竣工图
8、绿化平面图
9、室外工程竣工图（土建、给排水、电气，消防管网）
（四）工程施工图接管验收
1、室外电气施工管网图
2、地下室电气电缆施工图
3、建筑施工图，水利施工图、水位控制和施工图
4、小高层供水加压系统施工图
5、室外工程电气电缆施工图
（五）日常物业管理档案、信息资料
1、物业资料--物业基本资料、分区资料等
2、业主资料--业主基本资料、租赁合同等
3、车辆资料—登记车辆资料，车位租赁、转让合同等
4、装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等
5、维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等
6、绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等
7、清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等
8、消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等
9、治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等
10、社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等
11、员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等
12、服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等
（六）财务账目与费用
1、物业服务费、业主各类押金、欠收款项等各类收费情况清单与账目
2、往年小区公共收益等情况清单与账目
3、专项维修资金使用情况清单与账目
（七）小区设备资料登记表
水泵
1、维保合同
2、合格证
3、维保单位联系方式
4、维护保养手册
5、维护保养记录
6、年检报告
监控设施
1、维保合同
2、监控硬盘录像机主机使用和操作说明
3、维保单位或安装单位联系方式
4、监控器使用和操作说明
5、操作密码
6、维护保养记录
消防设施
1、维保合同
2、消防报警主机使用和操作说明书
3、维保单位或安装单位联系方式
4、消防设备系统验收报告
5、维护保养记录
6、年检报告
7、枪头、水带数量
电子围墙对射、巡更
1、维保合同
2、报警主机、巡更使用和操作说明
3、维保单位或安装单位联系方式
4、操作密码
5、维护保养记录
电梯
1、维保合同
2、维修保养记录
3、维保单位联系方式
4、维修保养记录
5、年检报告
门禁、可视对讲系统
1、维保合同
2、维保单位或安装单位联系方式
3、门禁、对讲产品合格证
4、维修保养记录
5、门禁、可视对讲系统产品合格证
门岗、道闸
1、维保合同
2、维保单位或安装单位联系方式
3、系统软件、密码及使用说明
4、自动道闸产品合格证
请贵公司于2019年7月16日前完成以上资料整理与移交工作。
特此告知！